各教学院：

为及时准确做好2024届毕业生档案整理、转递工作，确保毕业生档案完整、安全、无误邮寄，现就毕业生学籍档案整理、邮寄及电子学籍档案填写等相关工作通知如下：

一、归档时间

毕业生离校前。

二、归档学籍材料内容及时间

毕业生纸质学籍档案包括高中（专科）学籍、高考（专升本）档案、高考准考证、加盖公章的考生电子档案信息纸质材料、入学通知书、体检表、新生入学资格复查表、新生入学登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、成绩单、学士学位审批表（本科生）、学籍异动相关证明材料、奖励/处分材料、学生实习总结、在校期间服役材料、考生电子档案信息纸质材料、团员档案材料等。党员档案材料按照学校组织部相关要求办理。

5月31日—6月中旬，各教学院把毕业生上述纸质学籍档案材料整理完善后，装入学生个人学籍档案。

三、学籍档案邮寄

1.毕业生到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，档案转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，档案可转递至户籍地公共就业人才服务机构；各教学院按照档案转递地址认真填写《XX学院2024届非南阳地区毕业生档案邮寄信息统计表》（见附件1）。

2.生源地为南阳地区的学生档案，各教学院整理密封后，填写《XX学院2024届南阳地区毕业生档案移交信息统计表》（见附件2），连同学籍档案暑假放假前交至学生处档案室，由档案室负责转交至南阳市人才交流中心。

3.升学档案：考取专升本的同学，持所录取学校的录取通知书到各自辅导员处登记邮寄地址，由教学院统一邮寄；考取研究生的毕业生持所录取学校开具的调档函，由辅导员按照调档函上的要求办理档案转寄；以上情况辅导员均需在附件1中作好记录。

4.档案需在学校暂存（两年）或因各种原因无法邮寄的，各教学院收集齐全并填写《XX学院2024届毕业生留校学籍档案移交表》（见附件3），暑假放假前移交至学生处学籍档案室保存。

5.毕业生档案通过中国邮政EMS标准快递形式邮寄，学生处负责联系邮政局工作人员到各教学院办理档案邮寄，毕业班辅导员做好与邮局的档案交接工作，及时公布学生档案投递去向、快递单号并妥善保存，方便毕业生本人向档案接收单位查询档案接收情况，档案邮寄工作完成时间为7月20日。

四、相关要求

1.学籍档案是学生个人高中阶段和大学阶段政治面貌、学习经历的记录，是用人单位招聘、政审考察、申报职称和核定社保待遇等事项的重要依据。学籍档案材料应内容完整真实、填写规范，个人签字工整，印章清晰。

2.各教学院要高度重视此项工作，在毕业生学籍档案收集、整理、邮寄过程中，要严格遵守档案工作的有关规定，做好档案材料整理、装袋、核对、密封和邮寄等工作，确保档案材料完整，杜绝出现档案材料错装漏装、丢失等现象。

3.各教学院要按照时间安排，统筹安排毕业生学籍档案相关工作，要通过毕业生教育等途径增强毕业生对学籍档案整理、寄递、接转工作重要性的认识，提醒毕业生个人不得私自拆封或损毁学籍档案，确保填写的档案转递信息准确无误，若因学生个人填报的档案寄送信息有误而导致档案在转递过程中无法投寄而遗失，责任自负。

附件：

1.XX学院2024届非南阳地区毕业生档案邮寄信息统计表

2.XX学院2024届南阳地区毕业生档案移交信息统计表

3.XX学院2024届毕业生留校学籍档案移交表

学生处

                                               2024年6月4日